Документооборот в компании был бумажным — кадровые процессы работали медленно
В штате «Росатома» более 260 000 сотрудников, которые работают в разных городах от Мурманска до Дальнего Востока. Обеспечить документооборот в такой большой компании непросто. К тому же раньше документы хранились и передавались в бумажном виде. Часто кадровые процессы затягивались, и сотрудники были недовольны сроками. Например, оформление заявки на отпуск или командировку занимало до 7 дней.
У бумажного документооборота был и другой минус: это неудобно для сотрудников. Приходилось запрашивать образец у кадровиков, писать заявления от руки — если ошибся, то по несколько раз.
«Росатому» требовался быстрый и удобный документооборот
Перед командой «Росатома» стояло две цели:
- сделать личный кабинет, в котором сотрудники смогут оформлять и заказывать документы и следить, когда они будут готовы;
- перевести HR-процессы в электронный формат и автоматизировать оформление кадровых документов.
Центр цифровых HR-технологий АО «Гринатом» совместно с VK Tech создали «Личный кабинет» — сервис, который автоматизирует процесс согласования документов для отпусков, командировок и других задач. При этом всю информацию о работниках можно выгрузить.
Провели интеграцию с ERP-системами всех предприятий «Росатом»
«Личный кабинет» стал результатом интеграции трех систем:
- информационной автоматизированной системы управления персоналом госкорпорации «Росатом»;
- платформы доверенных сервисов;
- Service Agent — собственной разработки VK Tech.
Для этого в компании переработали бизнес-процессы, доработали систему кадрового учета и создали модуль, который в будущем стал основой для модуля Service Agent платформы VK People Hub.
Чтобы оцифровать документооборот, систему интегрировали с 1С и с 80 роботами для формирования авансовых отчетов. Подключили сервисы электронной подписи.
В результате автоматизировали более 30 самых востребованных услуг
Запрос справок, ведение отпусков и командировок, подписание приказов — теперь для этих и других процедур не нужно идти к HR-специалисту. Все можно сделать в личном кабинете за пару минут. Например, заявление на отпуск больше не нужно писать от руки — достаточно выбрать даты, заявление сформируется автоматически и отправится на согласование специалисту по кадрам.
Заверять приказы и переводы можно с помощью электронной цифровой подписи руководителя — больше не нужно пересылать документы по почте или сканировать.
Если потребуется статистика по командировкам, выданным справкам, повышениям или увольнениям, не нужно поднимать архивы и считать вручную. Данные выгружаются автоматически за несколько кликов.
Теперь на оформление справки или заявки на отпуск уходит от 27 минут. Сотрудники довольны такой скоростью: по результатам опроса, удовлетворенность сервисом — 4,7 балла из 5.
На новый документооборот перешли 80 000 сотрудников из 80 департаментов. Сейчас в «Росатоме» работают над тем, чтобы предоставить доступ к личному кабинету сотрудникам рабочих специальностей.
